Peraturan Menteri Sosial Nomor 31 Tahun 2012

Peraturan ini mencabut Keputusan Menteri Sosial Republik Indonesia Nomor 65/HUK/2002 tentang Petunjuk Pelaksanaan Tata Kearsipan Dinamis di lingkungan Departemen Sosial.

Peraturan Menteri Sosial ini mengatur petunjuk pelaksanaan tata kearsipan dinamis di lingkungan Kementerian Sosial Republik Indonesia. Tujuannya adalah untuk mewujudkan tertib administrasi melalui penataan kearsipan yang baik. Petunjuk ini mencakup asas, organisasi, dan kebijaksanaan kearsipan, prosedur pengurusan surat, pengelolaan arsip aktif dan inaktif, serta pemeliharaan dan pengamanan arsip.

Ketentuan Substansial:

Organisasi Kearsipan: Terdiri dari Unit Kearsipan (tingkat Kementerian, Eselon I, dan UPT), Unit Pengolah (tingkat Kementerian, Eselon I, dan UPT), dan Pusat Arsip (berada pada Unit Kearsipan I, III, dan IV). Setiap unit memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda dalam pengelolaan arsip.

Asas Kearsipan: Menggunakan asas kombinasi antara sentralisasi (kebijaksanaan) dan desentralisasi (pelaksanaan). Sentralisasi meliputi pembinaan, standardisasi, dan pembakuan sistem, sedangkan desentralisasi meliputi pengurusan surat, penyimpanan, dan penyusutan arsip dinamis.

Prosedur Pengurusan Surat: Mengatur penerimaan, pengarahan, pencatatan, dan penyampaian surat masuk dan keluar, baik surat biasa, penting, maupun rahasia.

Pengelolaan Arsip Aktif: Meliputi pemberkasan, peminjaman, dan penemuan kembali arsip, serta penyusutan arsip dengan berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip (JRA).

Pengelolaan Arsip Inaktif: Mengatur penataan, penyimpanan, penemuan kembali, dan penyusutan arsip inaktif di Unit Kearsipan/Pusat Arsip.

Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip: Mencakup pemeliharaan arsip aktif dan inaktif, serta pengamanan informasi untuk menghindari kebocoran atau pencurian.

1. Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, semua ketentuan mengenai tata kearsipan dinamis, dinyatakan masih berlaku sepanjang tidak bertentangan dengan ketentuan dalam Peraturan Menteri ini.

(-)