Peraturan ini bertujuan untuk memberikan pedoman dalam pendokumentasian hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di daerah, sesuai dengan ketentuan Pasal 78 Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan. Kebijakan ini mengatur pembagian kewenangan antara pemerintah pusat dan daerah dalam pengelolaan dokumen kependudukan, termasuk penciptaan, pelayanan, penataan, dan penyusutan dokumen. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil di tingkat kabupaten/kota bertanggung jawab atas pelaksanaan pendokumentasian ini. Dokumen yang dihasilkan dari proses ini meliputi dokumen aktif dan inaktif, yang dapat berubah statusnya tergantung pada nilai guna dan frekuensi penggunaannya. Kebijakan ini juga menetapkan prosedur pengolahan, pengendalian, dan penyusutan dokumen untuk memastikan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan data kependudukan.