Peraturan Daerah (Perda) Kota Kotamobagu Nomor 2 Tahun 2024

Pasal 105 menyatakan bahwa semua Peraturan Wali Kota yang berkaitan dengan penyelenggaraan Kearsipan dinyatakan masih tetap berlaku sepanjang tidak bertentangan dengan ketentuan dalam Peraturan Daerah ini.

Peraturan Daerah ini mengatur tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Kota Kotamobagu. Latar belakangnya adalah perlunya pengelolaan, perlindungan, dan penyelamatan arsip sebagai bukti dalam pelaksanaan Pemerintahan Daerah dan kemasyarakatan, serta untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan pelindungan kepentingan Daerah dan masyarakat.

Ketentuan substansial dalam peraturan ini mencakup:

1. Pengelolaan Arsip: Pengelolaan arsip dinamis dan statis, termasuk penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip.
2. Sumber Daya Kearsipan: Organisasi kearsipan (Unit Kearsipan dan Dinas), sumber daya manusia kearsipan (jabatan pimpinan tinggi, jabatan administrasi, dan jabatan fungsional), prasarana dan sarana kearsipan (gedung, ruangan, dan peralatan).
3. Pembinaan Kearsipan: Koordinasi, penyusunan pedoman, bimbingan, supervisi, konsultasi, sosialisasi, pendidikan, pelatihan, perencanaan, pengawasan, dan monitoring.
4. Pelindungan dan Penyelamatan Arsip: Tindakan pelindungan dan penyelamatan arsip dalam kondisi bencana, perang, atau tindakan kejahatan.
5. Pembentukan Simpul Jaringan: Pembentukan simpul jaringan untuk mendukung Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN).
6. Pembentukan Tim: Pembentukan tim untuk menelusuri dan mendapatkan Arsip Daerah.
7. Pengelolaan Arsip Elektronik (PAE): Pengelolaan arsip elektronik untuk meningkatkan transparansi, akuntabilitas, dan efisiensi.
8. Kerja Sama: Pelaksanaan kerja sama dengan berbagai pihak dalam penyelenggaraan kearsipan.
9. Penghargaan: Pemberian penghargaan kepada PD, Arsiparis, dan masyarakat yang berprestasi dalam bidang kearsipan.
10. Pengawasan dan Evaluasi: Pengawasan terhadap PD dan BUMD serta evaluasi terhadap realisasi program Penyelenggaraan Kearsipan.
11. Pembiayaan: Alokasi pembiayaan dalam APBD untuk penyelenggaraan kearsipan.

Peraturan ini bertujuan untuk mewujudkan tertib pengelolaan arsip, menjamin ketersediaan arsip yang autentik, dan menjamin keselamatan aset dan budaya daerah.

1. Pimpinan Unit Kearsipan yang belum memiliki kompetensi di bidang kearsipan, tetap melaksanakan tugas dan fungsi sebagai pimpinan Unit Kearsipan dan wajib mengikuti pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 2. Unit Kearsipan dan Unit Pengolah yang belum memiliki Arsiparis, untuk sementara tugas, fungsi, dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan Kearsipan dilaksanakan oleh petugas yang ditunjuk pimpinan PD. 3. Pemerintah Daerah harus mencukupi kebutuhan akan Arsiparis di Unit Kearsipan dan Unit Pengolah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

1. Kepala Unit Pengolah PD yang tidak menyusun dan menyampaikan daftar Arsip Aktif dikenai sanksi administratif berupa teguran tertulis oleh Kepala PD. 2. Kepala Unit Kearsipan yang tidak menyusun daftar Arsip inaktif dikenai sanksi administratif berupa teguran tertulis oleh Kepala PD. 3. Kepala Dinas yang membidangi urusan Kependudukan tidak menyampaikan laporan hasil identifikasi dan salinan Arsip Terjaga dikenai sanksi administratif berupa teguran tertulis oleh Wali Kota. 4. Kepala PD yang tidak melaksanakan penyerahan arsip statis berdasarkan jangka waktu yang ditetapkan dalam JRA dikenai sanksi administratif berupa teguran tertulis oleh Wali Kota. 5. Kepala PD yang tidak menyampaikan daftar Arsip Dinamis dikenai sanksi administratif berupa teguran tertulis oleh Wali Kota.