Peraturan Bupati (Perbup) Kabupaten Rokan Hilir Nomor 21 Tahun 2025

Peraturan Bupati Rokan Hilir Nomor 21 Tahun 2025 ditetapkan untuk memberikan landasan dan kepastian hukum dalam penyelenggaraan kearsipan daerah sebagai bagian dari pelestarian bukti sejarah bangsa. Kebijakan ini bertujuan untuk mengatur pengorganisasian kearsipan yang mencakup pengelolaan arsip dinamis, arsip statis, serta pembinaan dan pengawasan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Rokan Hilir.

Secara substansial, peraturan ini menetapkan struktur organisasi kearsipan yang terdiri dari Lembaga Kearsipan Daerah (LKD), Unit Kearsipan (I, II, dan III), serta Unit Pengolah. LKD berkedudukan di bawah Sekretaris Daerah dan dipimpin oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, dengan tugas utama mengelola arsip statis, arsip inaktif dengan retensi minimal 10 tahun, serta melaksanakan pembinaan kearsipan. Unit Kearsipan II dan III bertanggung jawab atas pengelolaan arsip di tingkat Perangkat Daerah, BUMD, UPTD, hingga tingkat Kelurahan/Kepenghuluan, termasuk kewajiban pemusnahan arsip dengan retensi di bawah 10 tahun dan penyerahan arsip statis ke LKD.

Peraturan ini juga mengatur kewajiban subjek hukum dalam pengelolaan arsip, mulai dari penciptaan, pendayagunaan, penyimpanan, hingga penyusutan arsip. Setiap unit kerja diwajibkan untuk mengelola arsip sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA), melakukan digitalisasi arsip penting, serta menyediakan sarana dan prasarana kearsipan. Selain itu, diatur pula penggunaan sistem informasi kearsipan terintegrasi (SRIKANDI) dan simpul jaringan informasi kearsipan nasional (JIKN) untuk mendukung efektivitas pengelolaan informasi kearsipan daerah.