Peraturan Menteri Koordinator Bidang Kemaritiman dan Investasi Nomor 1 Tahun 2020

(-)

Peraturan Menteri Koordinator ini mengatur tentang pedoman pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman dan Investasi. Latar belakangnya adalah untuk menghasilkan tata kearsipan yang teratur, seragam, efektif, dan efisien serta mudah dalam pencarian. Tujuannya adalah untuk menjamin tertib arsip, ketersediaan arsip yang autentik, sistem pengelolaan arsip dinamis yang andal, perlindungan kepentingan lembaga, keselamatan dan keamanan arsip, serta peningkatan kualitas pelayanan umum di bidang persuratan.

Ketentuan substansial mencakup asas pengelolaan arsip dinamis yang merupakan asas gabungan (sentralisasi dan desentralisasi). Asas sentralisasi meliputi penetapan kebijakan, pembinaan dan pengawasan, pengelolaan arsip dinamis (pengendalian arsip aktif, penyimpanan arsip inaktif, alih media, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip bernilai guna sejarah ke ANRI), serta penyimpanan dan pemeliharaan copy arsip vital. Asas desentralisasi meliputi pengelolaan arsip aktif di unit pengolah, pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan, serta penyimpanan dan pemeliharaan arsip vital di unit pengolah.

Peraturan ini juga mengatur sistem pengorganisasian kearsipan yang terdiri dari Unit Kearsipan I, Unit Kearsipan II, dan Unit Pengolah, beserta tugas masing-masing. Unit Kearsipan I bertugas menyusun kebijakan kearsipan, melaksanakan pembinaan dan evaluasi, mengelola arsip inaktif, mengolah dan menyajikan arsip menjadi informasi, melakukan pemusnahan arsip, menyimpan arsip hasil pemusnahan, menyerahkan arsip statis ke ANRI, dan melaksanakan alih media arsip. Unit Kearsipan II bertugas mengimplementasikan pedoman pengelolaan arsip dinamis, melakukan transit penyimpanan arsip inaktif, melakukan pelayanan arsip inaktif, melakukan pemindahan arsip inaktif ke Unit Kearsipan I, melaksanakan pembinaan pengelolaan arsip dinamis, dan melaksanakan pemusnahan arsip. Unit Pengolah bertugas memastikan terciptanya arsip, menjaga autentisitas arsip, melakukan pemberkasan arsip, menyerahkan daftar arsip aktif, melakukan penyimpanan dan pemeliharaan arsip aktif, melakukan alih media arsip, mengelola arsip vital, memberikan layanan arsip aktif, dan melakukan pemindahan arsip inaktif.

Selain itu, diatur pula mengenai pengelolaan arsip aktif dan inaktif, program arsip vital, pengelolaan arsip elektronik, alih media arsip, penyusutan arsip, sumber daya pendukung, dan sistem pengamanan naskah dinas (security printing).

(-)

(-)