Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2012

(-)

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2012 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Surat Elektronik di Pencipta Arsip bertujuan untuk memberikan acuan bagi pencipta arsip dalam mengelola surat elektronik sebagai arsip, mendukung pelaksanaan e-Government, dan memastikan efisiensi, akuntabilitas, serta pemeliharaan arsip sesuai peraturan perundang-undangan.

Ketentuan Substansial:

Peraturan ini mengatur pengelolaan surat elektronik yang merupakan arsip, yang meliputi:

1. Kategori Surat Elektronik:
   • Surat Elektronik Dinas: Informasi yang dibuat dan diterima oleh pegawai dalam pelaksanaan tugas.
   • Surat Elektronik Singkat (Ephemeral): Tidak memiliki nilai berkelanjutan dan hanya diperlukan sesaat.
   • Surat Elektronik Pribadi: Berkaitan dengan urusan pribadi dan tidak relevan dengan kedinasan.
   • Surat Elektronik Kombinasi: Menggabungkan informasi pribadi dan kedinasan.
2. Metode Pengkapturan dan Pengelolaan:
   • Surat elektronik dinas harus dikaptur ke dalam sistem informasi kearsipan atau dicetak dan diberkaskan.
3. Integritas Pesan:
   • Integritas pesan surat elektronik sebagai arsip tergantung pada metadata dan konten yang dipelihara.
   • Metadata pengelolaan arsip harus dilampirkan pada surat elektronik.
   • Surat elektronik harus dapat diakses, tidak boleh diubah, dan harus diklasifikasikan.
   • Surat elektronik harus dapat dibaca untuk jangka panjang.
4. Lampiran, Cc, dan Bcc:
   • Lampiran surat elektronik dinas harus dikaptur.
   • Surat elektronik yang diterima dari pihak eksternal dalam Cc atau Bcc harus dikaptur.
5. Backlogs Surat Elektronik:
   • Pencipta arsip harus membuat strategi untuk mengatasi masalah backlogs surat elektronik.
6. Jadwal Retensi Arsip Surat Elektronik:
   • Pemusnahan arsip dilakukan berdasarkan prosedur yang berlaku.
7. Tanda Tangan Digital dan Enkripsi:
   • Penggunaan enkripsi harus dikelola dengan hati-hati.
   • Arsip elektronik yang telah dienkripsi harus didekripsi sebelum dikaptur.
8. Kehadiran Teknologi:
   • Pencipta arsip harus mencatat munculnya alternatif format pesan elektronik.
9. Pelatihan dan Tanggung Jawab Pencipta Arsip:
   • Pelatihan adalah tanggung jawab semua pejabat dan staf.
   • Pimpinan pencipta arsip harus memastikan pengelolaan arsip surat elektronik menggabungkan elemen-elemen yang ditetapkan.
10. Panduan Penulisan Pesan Surat Elektronik:
    • Panduan penggunaan yang tepat untuk merancang pesan surat elektronik untuk keperluan kedinasan.
11. Panduan Pemberian Judul pada Surat Elektronik:
    • Instruksi harus diberikan kepada pegawai bagaimana mereka seharusnya memberikan judul pesan surat elektronik ketika menangkap pesan surat elektronik sebagai arsip.

(-)

(-)