Peraturan Daerah (PERDA) Kabupaten Sabu Raijua Nomor 11 Tahun 2022

(-)

Peraturan Daerah Kabupaten Sabu Raijua Nomor 11 Tahun 2022 tentang Penyelenggaraan Kearsipan bertujuan untuk memberikan kepastian hukum dalam penyelenggaraan kearsipan daerah. Latar belakangnya adalah pentingnya arsip sebagai pusat ingatan organisasi dan pertanggungjawaban nasional, serta perlunya pengelolaan kearsipan yang komprehensif dan terpadu di lingkungan pemerintah daerah, BUMD, pemerintahan kelurahan/desa, lembaga pendidikan, organisasi politik/kemasyarakatan, perusahaan, dan perseorangan.

Ketentuan substansial dalam peraturan ini mencakup berbagai aspek, antara lain:

1. Kebijakan Kearsipan: Bupati berwenang menetapkan kebijakan terkait pembinaan dan pengelolaan arsip, pembangunan sistem kearsipan daerah (SKK, SIKK, JIKK), organisasi, pengembangan SDM, prasarana dan sarana, perlindungan dan penyelamatan arsip, sosialisasi, kerjasama, dan pendanaan.
2. Pembinaan Kearsipan: Lembaga Kearsipan Daerah bertanggung jawab melakukan pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah, meliputi koordinasi, penyusunan pedoman, bimbingan, supervisi, konsultasi, sosialisasi, pendidikan dan pelatihan, serta perencanaan, pemantauan, dan evaluasi.
3. Pengelolaan Arsip: Lembaga Kearsipan Daerah bertanggung jawab melaksanakan pengelolaan arsip dinamis dan statis berdasarkan instrumen seperti tata naskah dinas, klasifikasi arsip, klasifikasi keamanan dan akses arsip, serta jadwal retensi arsip (JRA). Pemerintah Daerah dan BUMD wajib memiliki JRA sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
4. Pengelolaan Arsip Dinamis: Pencipta arsip bertanggung jawab melakukan pengelolaan arsip dinamis melalui proses pengendalian yang efisien, efektif, dan sistematis, meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip vital, aktif, dan inaktif.
5. Pengelolaan Arsip Statis: Lembaga Kearsipan Daerah bertanggung jawab melakukan pengelolaan arsip statis melalui kegiatan akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik.
6. Pengawasan dan Evaluasi: Bupati berwenang melakukan pengawasan kearsipan, dan pencipta arsip wajib menyampaikan laporan penyelenggaraan kearsipan kepada Lembaga Kearsipan Daerah.
7. SIKD dan JIKD: Lembaga Kearsipan Daerah bertanggung jawab membangun dan mengelola Sistem Informasi Kearsipan Daerah (SIKD) dan Jaringan Informasi Kearsipan Daerah (JIKD).

1. Pimpinan Unit Kearsipan yang belum memiliki kompetensi dibidang Kearsipan, tetap melaksanakan tugas dan fungsi sebagai pimpinan Unit Kearsipan dan wajib mengikuti pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan Kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 2. Unit Kearsipan dan Unit pengolah yang belum memiliki Arsiparis, untuk sementara tugas, fungsi, dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan Kearsipan dilaksanakan oleh petugas yang ditunjuk pimpinan Pencipta Arsip dan Pemerintah Daerah bertanggungjawab mencukupi kebutuhan akan Arsiparis di Unit Kearsipan dan Unit pengolah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

1. Pencipta Arsip yang tidak melaksanakan kewajiban membuat program Arsip Vital dikenakan sanksi administratif meliputi: teguran lisan; atau teguran tertulis. 2. Pencipta Arsip yang tidak melaksanakan kewajiban melakukan Penciptaan Arsip dalam setiap pelaksanaan tugas dan fungsi dikenakan sanksi administratif meliputi: teguran lisan; atau teguran tertulis. 3. Arsiparis yang tidak melaksanakan kewajiban Pendokumentasian pembuatan Arsip dikenakan sanksi administratif meliputi: teguran lisan; teguran tertulis; pemberhentian sementara dari jabatan ariparis; atau pemberhentian tetap dari jabaran arsiparis. 4. Arsiparis yang tidak melaksanakan kewajiban Pendokumentasian Arsip penerimaan Arsip dikenakan sanksi administratif meliputi: teguran lisan; teguran tertulis; pemberhentian sementara dari jabatan ariparis; atau pemberhentian tetap dari jabaran arsiparis.