Undang-undang (UU) No. 8 Tahun 1997

Peraturan ini mencabut: 1. Pasal 6 Kitab Undang-Undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847: 23) 2. Semua peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan dokumen perusahaan dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan penyimpanan, pemindahan, penyerahan dan pemusnahan arsip yang bertentangan dengan Undang-Undang ini.

Undang-Undang ini mengatur tentang dokumen perusahaan, yang didefinisikan sebagai data, catatan, dan keterangan yang dibuat atau diterima perusahaan dalam rangka kegiatan usahanya, baik tertulis maupun terekam secara elektronik. Tujuan dari Undang-Undang ini adalah untuk menjamin kepastian hukum dan melindungi kepentingan para pihak dalam hubungan hukum, dengan tetap mengupayakan agar tidak menimbulkan beban ekonomis dan administratif yang memberatkan perusahaan. Ketentuan substansial dalam Undang-Undang ini meliputi: 1. **Definisi dan Jenis Dokumen:** Membedakan antara dokumen keuangan (catatan, bukti pembukuan, data pendukung administrasi keuangan) dan dokumen lainnya yang memiliki nilai guna bagi perusahaan. 2. **Kewajiban Pembuatan Catatan:** Setiap perusahaan wajib membuat catatan sesuai kebutuhan, menggunakan huruf Latin, angka Arab, satuan mata uang Rupiah, dan bahasa Indonesia (dengan pengecualian izin Menteri Keuangan untuk menggunakan bahasa asing). 3. **Jangka Waktu Penyimpanan Dokumen:** Menetapkan jangka waktu penyimpanan dokumen keuangan selama 10 tahun, sementara jangka waktu penyimpanan dokumen lainnya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan disusun dalam jadwal retensi. 4. **Pengalihan Bentuk Dokumen dan Legalisasi:** Memungkinkan pengalihan dokumen ke dalam mikrofilm atau media lain, dengan kewajiban legalisasi oleh pimpinan perusahaan. 5. **Pemusnahan Dokumen:** Mengatur tata cara pemusnahan dokumen, termasuk pembuatan berita acara dan tanggung jawab pimpinan perusahaan atas kerugian yang timbul akibat pemusnahan yang tidak sesuai ketentuan.

1. Buku, surat, catatan dan neraca yang berdasarkan ketentuan Pasal 6 Kitab Undang-Undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847: 23) wajib disimpan selama 30 (tiga puluh) tahun, dan pada saat berlakunya Undang-Undang ini telah disimpan selama 10 (sepuluh) tahun atau lebih, pemusnahannya dilakukan berdasarkan ketentuan dalam Undang-Undang ini. 2. Salinan surat dan telegram yang berdasarkan ketentuan Pasal 6 Kitab Undang-Undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847: 23) wajib disimpan selama 10 (sepuluh) tahun, dan pada saat berlakunya Undang-Undang ini masa simpanan yang belum mencapai 10 (sepuluh) tahun pemusnahannya dilakukan berdasarkan ketentuan dalam Undang-Undang ini. 3. Dokumen perusahaan yang pemusnahannya telah dimintakan pertimbangan kepada Ketua Badan Pemeriksa Keuangan, dan dalam waktu 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal mulai berlakunya Undang-Undang ini pertimbangan tersebut belum diberikan, pemusnahannya dilakukan berdasarkan ketentuan dalam Undang-Undang ini. 4. Dokumen perusahaan yang pemusnahannya telah dimintakan persetujuan kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dan dalam waktu 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal mulai berlakunya Undang-Undang ini persetujuan tersebut belum diberikan, pemusnahannya dilakukan berdasarkan ketentuan dalam Undang-Undang ini. 5. Dokumen perusahaan yang jadwal retensinya sedang dimintakan persetujuan kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, dan dalam waktu 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal mulai berlakunya Undang-Undang ini persetujuan tersebut belum diberikan, jadwal retensi dan pemusnahannya ditetapkan berdasarkan ketentuan dalam Undang-Undang ini.

(-)