Peraturan Daerah (PERDA) Kota Singkawang Nomor 6 Tahun 2018

(-)

Peraturan Daerah Kota Singkawang Nomor 6 Tahun 2018 tentang Penyelenggaraan Kearsipan bertujuan untuk memberikan kepastian hukum dan pedoman dalam penyelenggaraan kearsipan daerah. Latar belakangnya adalah pentingnya kearsipan dalam mendukung kinerja pemerintahan, pembangunan, dan pelestarian memori kolektif bangsa.

Ketentuan substansial dalam peraturan ini mencakup:

1. Organisasi Kearsipan: Terdiri dari unit pengolah, unit kearsipan, dan dinas, dengan tugas dan tanggung jawab yang berbeda.
2. Pengelolaan Arsip: Meliputi arsip dinamis (vital, aktif, dan inaktif) dan arsip statis. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip, sementara pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.
3. Penciptaan Arsip Dinamis: Meliputi pembuatan dan penerimaan arsip berdasarkan tata naskah dinas, pengurusan surat, klasifikasi arsip, dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
4. Penggunaan Arsip Dinamis: Diperuntukkan bagi kepentingan pemerintah daerah dan masyarakat, dengan memperhatikan ketersediaan, autentisitas, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. Akses dapat ditutup jika dapat menghambat penegakan hukum, mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual, membahayakan keamanan dan ketertiban, dan lain-lain.
5. Pemeliharaan Arsip Dinamis: Dilakukan untuk menjaga autentisitas, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip melalui pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip, dan alih media arsip.
6. Penyusutan Arsip Dinamis: Meliputi pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada dinas.
7. Pengelolaan Arsip Statis: Meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses. Dinas wajib menjamin kemudahan akses arsip statis bagi kepentingan pengguna arsip.
8. Pembinaan Kearsipan: Dilakukan oleh Dinas terhadap perangkat daerah, BUMD, organisasi masyarakat, organisasi politik, perusahaan, masyarakat, dan perseorangan.

(-)

1. Pejabat, pimpinan instansi, dan/atau pelaksana yang tidak melaksanakan kewajiban sebagaimana dimaksud dalam Pasal 55 dan Pasal 57 ayat (1) dapat dijatuhi hukuman disiplin berupa teguran tertulis. 2. Jika selama 6 bulan tidak ada perbaikan, hukuman disiplin dapat ditingkatkan menjadi penundaan kenaikan gaji berkala selama 1 tahun. 3. Jika selama 6 bulan berikutnya tidak ada perbaikan, hukuman disiplin dapat ditingkatkan menjadi penundaan kenaikan pangkat paling lama 1 tahun.