Peraturan Walikota (Perwali) Kota Palu Nomor 7 Tahun 2025

Peraturan Wali Kota Palu Nomor 7 Tahun 2025 tentang Instrumen Arsip Dinamis ditetapkan untuk menjamin ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja, alat bukti yang sah, serta menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip di lingkungan Pemerintah Daerah Kota Palu. Kebijakan ini bertujuan untuk menciptakan keseragaman dalam penggunaan kode klasifikasi, penentuan hak akses, keamanan, dan masa simpan arsip, serta mewujudkan sistem pengelolaan arsip yang terintegrasi.

Instrumen pengelolaan arsip dinamis yang diatur meliputi Kode Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis. Instrumen ini disusun berdasarkan fungsi pencipta arsip, baik fungsi fasilitatif (seperti ketatausahaan, keuangan, kepegawaian) maupun fungsi substantif (seperti urusan pemerintahan, pendidikan, kesehatan, dan urusan teknis lainnya). Kode klasifikasi berfungsi sebagai dasar penomoran surat dan penataan arsip, sementara JRA menjadi pedoman dalam penyusutan arsip berdasarkan retensi aktif dan inaktif.

Sistem klasifikasi keamanan arsip dinamis dibagi menjadi empat tingkat, yaitu Sangat Rahasia, Rahasia, Terbatas, dan Biasa, yang ditentukan berdasarkan analisis risiko dan fungsi unit kerja. Hak akses arsip diberikan kepada pejabat berwenang dan dikategorikan bagi pengguna internal (penentu kebijakan, pelaksana, dan pengawas internal) serta pengguna eksternal (publik, pengawas eksternal, dan aparat penegak hukum). Unit pengolah bertanggung jawab penuh atas layanan penggunaan serta penjagaan keselamatan dan keamanan fisik maupun informasi arsip tersebut.