Peraturan Daerah (PERDA) Kota Depok Nomor 1 Tahun 2021

(-)

Peraturan Daerah Kota Depok Nomor 1 Tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Kearsipan bertujuan untuk mewujudkan penyelenggaraan pemerintahan daerah yang baik dan bersih, serta meningkatkan kualitas pelayanan publik melalui sistem kearsipan yang komprehensif dan terpadu. Latar belakangnya adalah perlunya menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya, melindungi kepentingan Pemerintah Daerah dan hak-hak keperdataan masyarakat, serta mendinamiskan sistem kearsipan.

Ketentuan substansial dalam peraturan ini mencakup:

1. Pembentukan Unit Kearsipan di setiap Perangkat Daerah (PD) dan Badan Usaha Milik Daerah (BUMD).
2. Pembentukan Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang Pengelolaan Arsip Statis dan pembinaan Kearsipan.
3. Pengelolaan Arsip Dinamis yang meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip.
4. Pengelolaan Arsip Statis yang meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses arsip.
5. Pembangunan Sistem Kearsipan Daerah (SKD) dan Sistem Informasi Kearsipan Daerah (SIKD) berbasis teknologi informasi dan komunikasi.
6. Pelindungan dan penyelamatan arsip dari bencana alam, bencana sosial, serta penggabungan atau pembubaran suatu PD, BUMD, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan.

Peraturan ini juga mengatur mengenai sumber daya manusia kearsipan, sarana dan prasarana, serta pendanaan untuk penyelenggaraan kearsipan.

1. Pimpinan Unit Kearsipan yang belum memiliki kompetensi dibidang Kearsipan, tetap melaksanakan tugas dan fungsi sebagai pimpinan Unit Kearsipan dan wajib mengikuti pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan Kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 2. Unit Kearsipan dan Unit Pengolah yang belum memiliki Arsiparis, untuk sementara tugas, fungsi, dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan Kearsipan dilaksanakan oleh petugas yang ditunjuk pimpinan Pencipta Arsip. 3. Dalam rangka penyiapan sarana, prasarana, dan sumber daya manusia Penyelenggaraan Kearsipan pada setiap PD, penyesuaian dilakukan paling lambat 2 (dua) tahun pada saat Peraturan Daerah ini diundangkan.

1. Pencipta Arsip dan/atau Unit Kearsipan dilarang memberikan Arsip Dinamis kepada yang tidak berhak. 2. Pencipta Arsip dan/atau Unit Kearsipan dilarang tidak menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip untuk kepentingan negara dan/atau Pemerintah Daerah Kota. 3. Pencipta Arsip dan/atau Unit Kearsipan dilarang membuka Arsip yang dikategorikan tertutup/rahasia kepada yang tidak berhak. 4. Pencipta Arsip dan/atau Unit Kearsipan dilarang memusnahkan Arsip diluar prosedur yang benar. 5. Setiap orang dilarang menguasai dan/atau memiliki Arsip negara dan/atau Pemerintah Daerah Kota. 6. Setiap orang dilarang memperjualbelikan atau menyerahkan Arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan kepada pihak lain di luar yang telah ditentukan. 7. Pihak ketiga yang tidak menyerahkan Arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran Pemerintah Daerah Kota.