Peraturan Daerah (PERDA) Kabupaten Kotawaringin Timur Nomor 12 Tahun 2021

Peraturan Daerah Kabupaten Kotawaringin Timur Nomor 12 Tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Kearsipan tidak mencabut atau mengubah peraturan lain secara eksplisit.

Peraturan Daerah ini mengatur tentang penyelenggaraan kearsipan di Kabupaten Kotawaringin Timur. Latar belakangnya adalah untuk menjamin terciptanya arsip yang autentik dan terpercaya dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah dan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Tujuannya adalah untuk memberikan kepastian hukum dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah, perumusan kebijakan, dan pengambilan keputusan.

Ketentuan substansial meliputi:

1. Kewenangan Pemerintah Daerah dalam pengelolaan arsip dinamis dan statis, pengelolaan simpul jaringan dalam SIKN melalui JIKN, pemusnahan arsip, perlindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana, penyelamatan arsip PD yang digabung/dibubarkan, autentifikasi arsip statis, pencarian arsip statis yang hilang, dan penerbitan izin penggunaan arsip yang bersifat tertutup.
2. Pengelolaan Arsip Dinamis yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Pemerintah Daerah wajib membuat Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, JRA, serta Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip.
3. Pengelolaan Arsip Statis yang meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses arsip statis.
4. Kearsipan berbasis teknologi komunikasi dan informasi, termasuk pengorganisasian data center arsip terpusat dan pemanfaatan JIKN.
5. Sumber Daya Manusia Kearsipan yang terdiri atas Arsiparis, pejabat struktural di bidang kearsipan, dan pengelola arsip non Arsiparis.
6. Pengembangan organisasi kearsipan daerah, dimana setiap PD, BUMD, Lembaga Pendidikan yang dikelola oleh Pemerintah Daerah wajib memiliki Unit Kearsipan II sebagai pengelolaan arsip dinamis dan Lembaga Kearsipan Daerah wajib memiliki Unit Kearsipan I sebagai pengelolaan arsip statis.
7. Pengembangan kerjasama dengan berbagai lembaga dan instansi.
8. Pengaturan sarana dan prasarana kearsipan.
9. Pendanaan yang bersumber dari APBD dan/atau bantuan lainnya.
10. Pembinaan kearsipan terhadap PD, BUMD, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan.
11. Pelayanan kearsipan terhadap instansi swasta dan perseorangan.
12. Perlindungan dan penyelamatan arsip.
13. Peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan kearsipan.
14. Autentikasi arsip statis.
15. Pengawasan dan pengendalian kearsipan.

Hak dan kewajiban subjek hukum mencakup kewajiban untuk menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, membuat program arsip vital, menyediakan arsip dinamis bagi pengguna yang berhak, menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip, serta menyerahkan arsip statis kepada LKD.

1. Dalam hal pimpinan unit kearsipan belum memiliki kompetensi dibidang kearsipan, tetap melaksanakan tugas dan fungsi sebagai pimpinan unit kearsipan dan wajib mengikuti pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 2. Dalam hal unit kearsipan dan unit pengolah belum memiliki arsiparis, untuk sementara tugas, fungsi, dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan kearsipan dilaksanakan oleh petugas yang ditunjuk oleh pimpinan pencipta arsip dan selanjutnya wajib mencukupi kebutuhan akan arsiparis di unit kearsipan dan unit pengolah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

1. Pelanggaran terhadap Pasal 10 ayat (4), Pasal 12 ayat (1), Pasal 13 ayat (2), ayat (4), ayat (6), Pasal 14 ayat (2), Pasal 17 ayat (1), Pasal 19 ayat (2), Pasal 23 ayat (3), Pasal 44 ayat (1) dan Pasal 55 dikenakan sanksi administratif. 2. Pelanggaran terhadap Pasal 10 ayat (5), Pasal 13 ayat (2), Pasal 13 ayat (4), Pasal 13 ayat (6), Pasal 14 Ayat (2), Pasal 19 ayat (2), Pasal 23 ayat (3) dan Pasal 45 dapat dipidana penjara atau pidana denda.