Peraturan Daerah (PERDA) Kabupaten Maluku Barat Daya Nomor 5 Tahun 2021

(-)

Peraturan Daerah Kabupaten Maluku Barat Daya Nomor 5 Tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Kearsipan bertujuan untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik dan bersih, serta meningkatkan kualitas pelayanan publik melalui sistem kearsipan yang komprehensif, terpadu, dan berkesinambungan. Arsip sebagai rekaman informasi administrasi pemerintah, pembangunan, dan masyarakat memiliki peran strategis sebagai bahan pertanggungjawaban dan memori kolektif daerah.

Peraturan ini mengatur penyelenggaraan kearsipan yang dilaksanakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah, meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip. Sistem Kearsipan Daerah (SKD) wajib diselenggarakan oleh pencipta arsip dan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah, didukung oleh sumber daya manusia, prasarana, sarana, dan pendanaan yang memadai. Kebijakan kearsipan meliputi bidang pembinaan, pengelolaan arsip, pembangunan SKD, SIKD dan JIKD, organisasi, pengembangan sumber daya manusia, prasarana dan sarana, perlindungan dan penyelamatan arsip, sosialisasi kearsipan, kerjasama, dan pendanaan.

Pengelolaan arsip meliputi arsip dinamis dan arsip statis. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip dan dilaksanakan oleh unit kearsipan, meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Pencipta arsip wajib membuat tata naskah dinas, kode klasifikasi arsip, sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis, serta Jadwal Retensi Arsip (JRA). Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah, meliputi akuisisi, pengelolaan, preservasi, dan akses arsip statis.

1. Pimpinan unit kearsipan yang belum memiliki kompetensi di bidang kearsipan tetap melaksanakan tugas dan fungsi sebagai pimpinan unit kearsipan dan wajib mengikuti pendidikan formal dan/atau pelatihan kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. 2. Jika belum terdapat Arsiparis, kegiatan-kegiatan pada pemerintahan daerah dapat dilaksanakan oleh petugas/pelaksana pengelola arsip sampai dengan tersedianya Arsiparis.

1. Pejabat arsiparis dan/atau petugas pengelola arsip yang tidak melaksanakan pemeliharaan dan penyimpanan arsip dikenakan sanksi administratif berupa teguran tertulis, penundaan gaji berkala, dan penundaan kenaikan pangkat. 2. Perangkat Daerah dan BUMD yang tidak melaksanakan penyerahan arsip statis dikenakan sanksi administratif berupa teguran tertulis, penundaan gaji berkala, dan penundaan kenaikan pangkat. 3. Pejabat, pimpinan pencipta arsip di OPD dan BUMD yang tidak melaksanakan ketentuan tentang pelaksanaan akuisisi arsip statis dikenakan sanksi administrasi berupa teguran tertulis, penundaan gaji berkala, dan penundaan kenaikan pangkat. 4. Pencipta arsip dan pejabat yang tidak melaksanakan penyimpanan arsip dikenakan sanksi administrasi berupa teguran tertulis, penundaan gaji berkala dan penundaan kenaikan pangkat. 5. Setiap orang yang melanggar larangan dalam Pasal 72 dapat dipidana kurungan atau denda.