Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2014

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2014 ditetapkan sebagai pedoman dalam pengelolaan retensi arsip pada sektor politik, hukum, dan keamanan, khususnya untuk urusan pertahanan. Kebijakan ini disusun oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) bersama Kementerian Pertahanan sebagai tindak lanjut atas pelaksanaan ketentuan kearsipan nasional.

Secara substansial, peraturan ini mengatur mengenai Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang mencakup jangka waktu penyimpanan minimal, jenis arsip, serta rekomendasi tindak lanjut arsip (dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan). Ruang lingkup arsip yang diatur meliputi kebijakan dan strategi pertahanan, perencanaan pertahanan, potensi pertahanan, kekuatan pertahanan, serta sarana pertahanan. Penentuan retensi arsip dihitung sejak kegiatan dinyatakan selesai atau berkas dinyatakan lengkap, dengan pola retensi 5 tahun untuk nilai guna hukum, informasi, dan teknologi, serta 10 tahun untuk nilai guna pertanggungjawaban keuangan.

Lembaga negara di bidang pertahanan diwajibkan menggunakan pedoman ini untuk menyusun JRA substantif di lingkungannya masing-masing. Dalam penetapannya, lembaga negara harus memastikan bahwa retensi yang ditetapkan tidak kurang dari batas minimal yang diatur dalam peraturan ini serta mengikuti rekomendasi yang telah ditetapkan.