Peraturan Daerah (PERDA) Kota Pare-Pare Nomor 5 Tahun 2020

Peraturan Daerah Kota Parepare Nomor 8 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah (Lembaran Daerah Kota Parepare Tahun 2016 Nomor 8, Tambahan Lembaran Daerah Kota Parepare Nomor 127).

Peraturan Daerah Kota Parepare Nomor 5 Tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan bertujuan untuk memberikan kepastian hukum dalam penyelenggaraan kearsipan, menjamin tertib pengelolaan arsip dari kegiatan perangkat daerah, BUMD, organisasi kemasyarakatan, dan badan usaha yang dibiayai APBD, serta menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya untuk melindungi kepentingan daerah dan masyarakat.

Ketentuan substansial dalam peraturan ini mencakup:

1. Pembentukan organisasi kearsipan yang terdiri dari Dinas Kearsipan dan Unit Kearsipan di setiap Perangkat Daerah. Setiap Perangkat Daerah wajib membentuk Unit Kearsipan yang berada di bawah sekretariat.
2. Pengelolaan arsip dinamis yang menjadi tanggung jawab Perangkat Daerah dan BUMD, meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Dinas Kearsipan bertanggung jawab atas pengelolaan arsip statis yang memiliki nilai guna kesejarahan.
3. Pembinaan kearsipan yang dilaksanakan oleh Dinas Kearsipan terhadap Perangkat Daerah, BUMD, perusahaan swasta, organisasi kemasyarakatan, organisasi politik, dan tokoh masyarakat, meliputi koordinasi, penyusunan pedoman, bimbingan, sosialisasi, pendidikan, pelatihan, perencanaan, pengawasan, dan monitoring.
4. Sumber daya kearsipan yang meliputi organisasi kearsipan, sumber daya manusia kearsipan (jabatan administrasi pengolah kearsipan dan jabatan fungsional Arsiparis), prasarana dan sarana kearsipan, serta pendanaan yang dialokasikan dalam APBD.
5. Pelindungan dan penyelamatan arsip yang dikoordinasikan oleh Dinas Kearsipan bersama Perangkat Daerah terkait penanggulangan bencana.
6. Pembentukan simpul jaringan informasi kearsipan nasional (JIKN) yang dikelola oleh Dinas Kearsipan.
7. Kerja sama di bidang kearsipan dengan berbagai pihak untuk peningkatan dan pengembangan penyelenggaraan kearsipan daerah.
8. Peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan kearsipan.

Peraturan ini juga mengatur mengenai pengelolaan arsip vital, identifikasi arsip terjaga, penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA), akuisisi arsip statis, preservasi arsip statis, dan akses arsip statis.

(-)

1. Kepala perangkat daerah yang tidak menyampaikan laporan hasil identifikasi arsip terjaga dikenai sanksi administratif berupa teguran oleh walikota. 2. Para pihak yang tidak melaksanakan penyerahan arsip statis berdasarkan jangka waktu yang ditetapkan dalam JRA, dikenakan sanksi administratif berupa teguran oleh walikota. 3. Kepala unit kearsipan perangkat daerah yang tidak menyampaikan daftar arsip dinamis dikenai sanksi administratif berupa teguran oleh kepala perangkat daerah.