Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2014

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2014 ditetapkan sebagai pedoman dalam pengelolaan retensi arsip di sektor perekonomian, khususnya untuk urusan Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah (UKM). Tujuan utama dari kebijakan ini adalah untuk memberikan standar jangka waktu penyimpanan arsip yang wajib dilakukan oleh lembaga negara dan pemerintah daerah dalam rangka penyusutan dan penyelamatan arsip.

Ketentuan substansial dalam peraturan ini mencakup penetapan jenis-jenis arsip yang dikelompokkan ke dalam sepuluh kategori utama, mulai dari kebijakan, kelembagaan, produksi, pembiayaan, hingga kerja sama internasional. Setiap jenis arsip diberikan jangka waktu retensi minimal serta rekomendasi akhir, apakah arsip tersebut harus dimusnahkan atau dipermanenkan berdasarkan nilai guna hukum, informasi, teknologi, atau nilai guna kesejarahan/sekunder. Penentuan retensi dihitung sejak kegiatan dinyatakan selesai atau berkas telah lengkap, dengan pola retensi 5 tahun untuk nilai guna umum dan 10 tahun untuk catatan keuangan serta bukti pembukuan.

Peraturan ini mewajibkan lembaga negara dan pemerintah daerah untuk menyusun Jadwal Retensi Arsip (JRA) substantif dengan batas minimal penyimpanan sesuai dengan pedoman ini. Selain itu, penetapan status musnah atau permanen harus mempertimbangkan aspek daluarsa hukum, kepentingan pertanggungjawaban keuangan, serta nilai guna kesejarahan arsip tersebut.