Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 6 Tahun 2013

Status Peraturan Ini

• Jenis Peraturan: Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 06 Tahun 2013 tentang Pedoman Pengelolaan Sistem Informasi Dokumentasi dan Tata Naskah Pegawai merupakan peraturan baru pada tingkat Kementerian ESDM yang mengatur secara khusus tata kelola sistem informasi dokumentasi dan tata naskah pegawai (Sisdoktah Pegawai) di lingkungan Kementerian ESDM, Sekretariat Jenderal Dewan Energi Nasional, dan Badan Pengatur.

• Hubungan dengan Peraturan Sebelumnya:

  • Peraturan ini mengacu pada dan merupakan pengembangan/pemberian pedoman teknis lebih rinci dari sejumlah ketentuan yang tercantum dalam bagian pertimbangan, antara lain:

    • Peraturan Menteri ESDM Nomor 014 Tahun 2007 tentang Pedoman Sistem Informasi Kepegawaian;

    • Peraturan Menteri ESDM Nomor 017 Tahun 2007 tentang Peta Jabatan dan Uraian Jabatan Fungsional Umum;

    • Peraturan Menteri ESDM Nomor 0003 Tahun 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Akademi Minyak dan Gas Bumi;

    • Peraturan Menteri ESDM Nomor 18 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian ESDM;

    • Peraturan Menteri ESDM Nomor 25 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat dan Direktorat pada Badan Pengatur;

    • Serta peraturan perundang-undangan lain yang relevan seperti Undang-Undang No.11/2008 tentang ITE dan Undang-Undang No.43/2009 tentang Kearsipan.

  • Apakah menggantikan atau mengubah peraturan sebelumnya? Peraturan ini tidak secara eksplisit mencantumkan klausula pencabutan atau perubahan terhadap peraturan menteri terdahulu. Dengan kata lain, meskipun peraturan ini mengembangkan dan memperinci tata kelola Sisdoktah Pegawai, tidak terdapat ketentuan dalam teks yang secara tegas menyatakan pembatalan atau perubahan peraturan menteri tertentu. Oleh karena itu dapat dikatakan bahwa peraturan ini bersifat pelengkap / pengaturan baru yang mengimplementasikan dan memperjelas aspek-aspek teknis dari pedoman yang sudah ada.

  • Status Berlaku: Peraturan ini mulai berlaku sejak tanggal diundangkan. Peraturan mencantumkan bahwa ditetapkan pada 29 Januari 2013 dan diundangkan pada 4 Februari 2013, sehingga secara hukum berlaku sejak pengundangan tersebut.

Isi Kebijakan Utama

• Tujuan dan Latar Belakang:

  • Peraturan ini ditetapkan untuk meningkatkan pengelolaan, pemanfaatan, dan pelayanan dokumentasi serta tata naskah pegawai yang lebih efisien, efektif, cepat, dan akurat melalui alih media dari proses manual ke elektronik dengan pemanfaatan teknologi informasi (pertimbangan huruf a dan Pasal 2).

  • Latar belakang hukum dan administratif disebutkan dengan mengacu pada undang-undang (mis. ITE, Kearsipan, Kepegawaian) dan peraturan internal Kementerian yang relevan.

• Kewajiban dan Hak yang Ditetapkan:

  • Kewajiban pengumpulan, pengentrian, validasi, pemutakhiran, penyimpanan, dan pengamanan Dokumen Kepegawaian sebagaimana diatur secara rinci di Pasal 4 s.d. Pasal 11 (tanggung jawab teknis dan administratif unit terkait).

  • Penetapan tingkatan pengguna dan kewenangan masing-masing (Pasal 13 dan 14): super user, eksekutif, administrator, pengelola, pengentri data, dan user, beserta kewenangan pengelolaan yang melekat pada pejabat struktural tertentu dan Direktur Akamigas.

  • Kewajiban Biro Kepegawaian dan Organisasi untuk melakukan backup data dan verifikasi kode akses; kewajiban Pusat Data dan Informasi ESDM untuk pengamanan infrastruktur; kewajiban unit eselon untuk melaksanakan backup sesuai kewenangan (Pasal 10 dan 11).

  • Hak akses yang diatur melalui issuance Kode Akses oleh Sekretaris Jenderal c.q. Kepala Biro Kepegawaian dan Organisasi, dengan prosedur penerbitan yang rinci (Pasal 15 dan 16).

• Prinsip-Prinsip Utama:

  • Kecepatan, akurasi, kemanfaatan, kemutakhiran, dan akuntabilitas dalam penyajian Dokumen Kepegawaian (Pasal 2);

  • Keamanan dan integritas data melalui sistem pengamanan jaringan, server, firewall/DMZ, database, backup, serta verifikator yang mencatat aktivitas pengguna (Pasal 10);

  • Pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas antar unit dan tingkatan jabatan untuk memastikan pengelolaan terstruktur dan hirarkis.

• Mekanisme dan Prosedur yang Ditetapkan:

  • Rincian komponen teknis yang wajib atau disarankan untuk mendukung Sisdoktah Pegawai: daftar perangkat keras dan perangkat lunak, kebutuhan jaringan (Pasal 5 dan Pasal 6);

  • Proses pengumpulan dan pengentrian: pencarian, pemilahan, pemindaian dokumen fisik, dan unggah ke Sisdoktah (Pasal 6 dan 7);

  • Validasi dan pemutakhiran data dilakukan melalui cek silang antara sumber informasi dan dokumen fisik serta proses pelengkapan data (Pasal 8);

  • Penyimpanan dijelaskan meliputi media fisik dan elektronik termasuk server primer/cadangan, lemari arsip, folder, dan media elektronik lain agar dapat diakses pengguna (Pasal 9);

  • Pengamanan teknis diselenggarakan oleh Pusat Data dan Informasi ESDM dan mencakup jaringan, server, firewall/DMZ, database serta pencatatan aktivitas pengguna melalui sistem verifikator; backup dan verifikasi kode akses menjadi bagian dari pengamanan (Pasal 10).

  • Prosedur pemberian Kode Akses rinci: tahap usulan, proses oleh Biro Kepegawaian, penyampaian kode akses secara hirarkis dan rahasia, serta mekanisme perubahan oleh User (Pasal 15 dan 16).

  • Pengembangan Sisdoktah meliputi pengembangan hardware, software, dan pembinaan pengguna (Pasal 17 s.d. 19), termasuk kegiatan bimbingan teknis, sosialisasi, rekonsiliasi dokumen, forum komunikasi, dan pertemuan lainnya.

Ketentuan Peralihan dan Implementasi

• Masa Berlaku dan Implementasi:

  • Peraturan ini secara tegas menyatakan bahwa mulai berlaku pada tanggal diundangkan (Pasal 20). Dokumen menunjukkan ditetapkan pada 29 Januari 2013 dan diundangkan pada 4 Februari 2013, sehingga implementasi dimulai sejak pengundangan tersebut.

• Ketentuan Peralihan untuk Entitas yang Sudah Ada:

  • Teks peraturan tidak memuat klausul peralihan khusus yang merinci jangka waktu penyesuaian atau mekanisme transisi untuk entitas yang telah menggunakan sistem manual atau sistem lama.

  • Meskipun tidak ada ketentuan peralihan eksplisit, peraturan mensyaratkan tugas dan tanggung jawab unit-unit yang sudah ada (mis. Biro Kepegawaian, Pusat Data dan Informasi, unit eselon) untuk melakukan backup, pemindahan/pemindaian dokumen, validasi, dan pemutakhiran sehingga secara praktis memerintahkan migrasi dan penyesuaian operasi.

• Batas Waktu Penyesuaian:

  • Peraturan tidak menetapkan batas waktu penyesuaian (deadline) yang spesifik bagi unit kerja untuk menyelesaikan migrasi atau pemenuhan ketentuan Sisdoktah Pegawai; konsekuensinya, pelaksanaan teknis dan perencanaan jadwal penyesuaian menjadi tanggung jawab instansi pelaksana sesuai ketentuan organisasi masing-masing.

• Grandfathering Clause:

  • Tidak terdapat ketentuan grandfathering atau pengecualian eksplisit bagi dokumen, sistem, atau praktik yang sudah berjalan sebelumnya. Oleh karena itu semua dokumen kepegawaian dan unit terikat pada persyaratan umum yang diatur, kecuali apabila terdapat kebijakan internal atau peraturan lain yang memberikan pengecualian.

• Implikasi Praktis:

  • Karena tidak ada ketentuan peralihan rinci, unit-unit diminta segera merencanakan migrasi dokumen, pengembangan infrastruktur, pemberian kode akses, dan pembinaan pengguna agar memenuhi ketentuan peraturan sejak mulai berlaku.

  • Biro Kepegawaian dan Pusat Data dan Informasi ESDM diposisikan sebagai pemegang peran kunci dalam manajemen transisi teknis dan organisasi.

Tidak mengatur sanksi