Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip bertujuan untuk memberikan acuan bagi pencipta arsip dalam menyusun klasifikasi arsip, sehingga terwujud sistem pengelolaan arsip yang terintegrasi mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, hingga penyusutan arsip.
Ketentuan substansial dalam peraturan ini meliputi:
- Tanggung Jawab dan Pelaksanaan: Pimpinan pencipta arsip bertanggung jawab menetapkan klasifikasi arsip berdasarkan pedoman yang ada. Penyusunan klasifikasi arsip dilaksanakan oleh unit kearsipan, dengan kemungkinan pembentukan Tim Penyusun Klasifikasi Arsip untuk membantu pelaksanaan.
- Ketentuan Teknis Penyusunan: Penyusunan klasifikasi arsip harus logis, faktual, berkelanjutan, sistematis, akomodatif, dan kronologis.
- Pengelompokan Arsip: Klasifikasi arsip dikelompokkan berdasarkan fungsi fasilitatif dan substantif pencipta arsip, yang dilaksanakan melalui analisis fungsi untuk menyusun skema klasifikasi secara logis, faktual, relevan, aktual, sistematis, akomodatif, dan kronologis.
- Skema Klasifikasi: Skema klasifikasi menggambarkan tahapan pelaksanaan kegiatan dari perencanaan hingga evaluasi, disusun secara berjenjang dari pokok masalah ke sub masalah, hingga sub-sub masalah. Skema ini meliputi nama fungsi, nama kegiatan, dan nama transaksi kegiatan.
- Sistem Pengkodean: Pencipta arsip dapat memilih sistem pengkodean secara fleksibel (angka, huruf, atau kombinasi) dengan minimal unsur nomor urut, kode klasifikasi, judul pokok masalah, sub masalah, dan sub-sub masalah.
on desktop.