Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 2016 tentang Pedoman Retensi Arsip Urusan Pemilihan Umum ini ditetapkan untuk melaksanakan ketentuan Pasal 55 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Tujuan dari peraturan ini adalah untuk memberikan pedoman dalam pengelolaan arsip Pemilihan Umum (Pemilu) yang efektif dan efisien.
Ketentuan substansial dalam peraturan ini mencakup:
1. Penyusunan Pedoman Retensi Arsip Urusan Pemilihan Umum yang dilakukan oleh ANRI bersama dengan Komisi Pemilihan Umum.
2. Pedoman retensi arsip memuat jenis arsip, jangka waktu simpan minimal (retensi), dan keterangan terkait pemusnahan atau penyimpanan permanen arsip.
3. Penentuan retensi arsip didasarkan pada akumulasi retensi arsip aktif dan inaktif dengan pola 2 atau 5 tahun, dihitung sejak kegiatan selesai atau berkas dinyatakan lengkap.
4. Pedoman retensi arsip memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan yang mewajibkan penyimpanan arsip, daluwarsa penuntutan hukum, dan kepentingan pertanggungjawaban keuangan.
5. Rekomendasi pemusnahan atau penyimpanan permanen arsip didasarkan pada pertimbangan nilai guna arsip pada masa akhir retensi.
6. Pedoman ini digunakan untuk menyusun JRA lembaga negara dan pemerintah daerah yang berkaitan dengan urusan Pemilu, dengan retensi minimal sesuai pedoman.
7. Pedoman retensi arsip meliputi kebijakan, data Pemilu, teknis dan hubungan masyarakat, logistik, pengawasan Pemilu, dan penerapan kode etik penyelenggara Pemilu.
on desktop.