Peraturan Daerah (PERDA) Kabupaten Lamongan Nomor 2 Tahun 2019

(-)

Peraturan Daerah Kabupaten Lamongan Nomor 2 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Kearsipan bertujuan untuk memberikan kepastian hukum dalam penyelenggaraan kearsipan daerah yang berkualitas, terintegrasi, dan berkesinambungan sebagai bagian dari sistem kearsipan nasional. Tujuan utamanya adalah menjamin terciptanya arsip dari kegiatan pemerintah daerah, ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, pengelolaan arsip yang andal, perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan masyarakat, keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan aset daerah, serta peningkatan kualitas pelayanan publik.

Ketentuan substansial dalam peraturan ini mencakup berbagai aspek. Pemerintah daerah bertanggung jawab dalam penetapan kebijakan kearsipan yang menjadi acuan bagi pencipta arsip dan Dinas Kearsipan. Pengelolaan arsip meliputi arsip dinamis (aktif, inaktif, dan vital) yang menjadi tanggung jawab pencipta arsip, serta arsip statis yang menjadi tanggung jawab Dinas Kearsipan. Peraturan ini juga mengatur tata cara pengelolaan arsip dinamis, termasuk tata naskah dinas, klasifikasi arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Selain itu, diatur pula mengenai penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip dinamis, serta program arsip vital.

Kerjasama di bidang kearsipan dapat dilakukan dengan berbagai pihak, baik dari instansi pemerintah, lembaga pendidikan, BUMN/BUMD, hingga organisasi kemasyarakatan dan perseorangan. Pendanaan penyelenggaraan kearsipan dialokasikan dari APBD dan anggaran BUMD. Masyarakat juga memiliki peran serta dalam pengelolaan, penyelamatan, penggunaan arsip, dan penyediaan sumber daya pendukung. Pembinaan dan pengawasan kearsipan dilakukan oleh Dinas Kearsipan, termasuk sosialisasi kearsipan untuk meningkatkan kesadaran masyarakat. Perencanaan kearsipan meliputi rencana strategis, rencana kerja pemerintah daerah, dan rencana kerja anggaran lembaga kearsipan daerah. Sarana dan prasarana kearsipan harus disediakan sesuai standar, termasuk pusat arsip dan depot arsip statis. Dinas Kearsipan juga dapat melaksanakan pelayanan jasa kearsipan yang dibiayai oleh pengguna jasa. Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi juga diatur untuk efektivitas dan akuntabilitas penyelenggaraan kearsipan.

1. Penyelenggaraan Kearsipan yang telah terjadi sebelum berlakunya Peraturan Daerah ini, mengikuti ketentuan Peraturan Daerah ini sejak diundangkan.

1. Bupati berwenang memberikan sanksi administratif kepada Pejabat dan/atau pelaksana, setiap lembaga/orang, dan Lembaga Kearsipan Daerah yang melanggar ketentuan yang telah ditetapkan. 2. Sanksi administratif dapat berupa teguran tertulis, penundaan kenaikan gaji, penundaan kenaikan pangkat, penghentian bantuan anggaran, pengembalian biaya jasa, atau pemutusan kerja sama dan pemberian ganti rugi.